Podstawowym aktem prawnym określającym ustrój gminy-miasto Grudziądz jest ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz Statut  gminy-miasto Grudziądz wydany na jej podstawie.
Od 1 stycznia 1999 r. gmina-miasto Grudziądz jest miastem na prawach powiatu.

Funkcje organów w mieście sprawują: Rada Miejska Grudziądza, która składa się z 23 radnych oraz Prezydent Grudziądza.

Urząd Miejski w Grudziądzu jest jednostką pomocniczą Prezydenta Grudziądza, który za jej pomocą realizuje zadania gminy. Urząd Miejski działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Grudziądzu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 8/09 Prezydenta Grudziądza z dnia 7 stycznia 2009 roku (zmiana Zarządzeniem Nr 94/10 Prezydenta Grudziądza z dnia 23 marca 2010 r.). Regulamin ten określa strukturę wewnętrzną Urzędu (z wyłączeniem Straży Miejskiej) oraz zasady kierowania, działania Urzędu, wydawania norm wewnętrznych, a także sposób załatwiania skarg i wniosków mieszkańców.

Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Grudziądzu jest urzędowym publikatorem teleinformatycznym, za pośrednictwem którego wytworzone oraz znajdujące się w posiadaniu Urzędu Miejskiego informacje publiczne w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz inne informacje określone przepisami prawa, są powszechnie udostępniane na stronie internetowej http://www.bip.grudziadz.pl.

Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej za udostępnianie informacji publicznych w BIP odpowiada Prezydent Grudziądza.

Informacje publiczne, które  nie zostały opublikowane w BIP są udostępniane na wniosek interesanta niezwłocznie lub nie później niż w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku, w wyjątkowych sytuacjach informacja  może być udostępniona w terminie nie dłuższym niż w ciągu 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku.