Wydział Administracyjno-Prawny (AP)

 WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNO-PRAWNY (AP)

Kierownik Wydziału

Zofia Gajowniczek

W ZAKRESIE SPRAW ORGANIZACYJNYCH :

1)       zarząd budynkami administracyjnymi, gospodarka lokalami biurowymi Urzędu,

2)       prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi,

3)       prowadzenie archiwum zakładowego,

4)       zapewnienie zaopatrzenia materiałowego i technicznego oraz prowadzenie w tym zakresie dokumentacji,

5)       zapewnienie estetycznego utrzymania pomieszczeń biurowych oraz terenu wokół Urzędu – sprawowanie merytorycznego nadzoru nad pracą sprzątaczek, konserwatora i kierowcy,

6)       prowadzenie spraw jednostek pomocniczych gminy w zakresie: rejestracji protokołów z zebrań wiejskich, pomocy w obsłudze zebrań oraz spraw związanych z wyborami ich organów,

7)       ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do Urzędu i wychodzącej na zewnątrz,

8)       prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz opracowywanie okresowych informacji i analiz o sposobie ich załatwiania,

9)       przekazywanie właściwym wydziałom zadekretowanej przez Burmistrza, Zastępcę lub Sekretarza korespondencji,

10)    wykonywanie prac przygotowawczych związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu oraz rad gmin, powiatów i województw;

11)    nadzór nad całością prac związanych z komputeryzacją w Urzędzie,

12)    administrowanie sieciami komputerowymi w  Urzędzie,

13)    udzielanie pracownikom instruktażu na temat eksploatacji systemów komputerowych,

14)    zabezpieczanie danych z wdrożonych systemów ,

15)     nadzór nad bezpieczeństwem danych,

16)    usuwanie drobnych awarii sprzętu i oprogramowania,

17)    prowadzenie spraw związanych z funduszem reprezentacyjnym Burmistrza,

18)    nadzór nad działalnością Ochotniczej Straży Pożarnej.

 W ZAKRESIE OBSŁUGI NARAD BURMISTRZA:

     1) zawiadamianie kierowników wydziałów oraz innych zaproszonych osób o terminie organizowanych przez Burmistrza  

        narad, posiedzeń i spotkań,

     2) sporządzanie protokołów z narad, posiedzeń i spotkań Burmistrza oraz prowadzenie w tym zakresie teczek rzeczowych,

     3) przekazywanie wyciągów z protokołów zainteresowanym wydziałom,

     4) opracowywanie wniosków podjętych na naradach i przekazywanie ich adresatom,

     5) sporządzanie informacji na potrzeby Rady Miejskiej dotyczących organizowanych narad, sporządzanie sprawozdań z  

         pracy Burmistrza,

     6) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza i przesyłanie ich organom nadzoru,

     7) przekazywanie zarządzeń Burmistrza wyznaczonej osobie w celu umieszczenia ich na stronach BIP,

w zakresie spraw kadrowych

1.        Prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem, zwalnianiem i wynagradzaniem pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podporządkowanych (Biblioteki, Dębnowskiego Ośrodka Kultury, Ośrodka  Sportu i Rekreacji, Ośrodka Pomocy Społecznej, Warsztatu Terapii Zajęciowej) oraz prowadzenie akt osobowych pracowników,

2.        Organizowanie szkoleń pracowników Urzędu oraz radnych, przygotowywanie corocznego planu szkoleń

3.        Prowadzenie praktyk uczniowskich,

4.        Wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń o zatrudnieniu byłym pracownikom Urzędu oraz zlikwidowanych instytucji, których akta osobowe są przechowywane w Urzędzie,

 w zakresie BIURA OBSŁUGI KLIENTA

Aneta Sypniewicz, Janusz Fabiańczyk

1. Jednym z podstawowych zadań wykonywanych przez inspektorów ds. obsługi klientów jest świadczenie usług o charakterze administracyjnym na rzecz mieszkańców gminy i innych osób, czy podmiotów realizujących własne interesy na terenie gminy.

2. Biuro Obsługi Klienta to miejsce pierwszego kontaktu z administracją gminy.

3. Pracownik biura spełnia rolę gospodarza i przewodnika.

4. Podstawowe zadania przedmiotowe na stanowisku:

   1. udzielanie informacji o sposobie załatwiania spraw przez klientów,

   2. obsługa klientów w zakresie: wydawania wzorów druków -wniosków do załatwienia spraw, udzielania pomocy przy ich wypełnianiu, przyjmowania wniosków wraz z wymaganą dokumentacją i przekazywanie do Sekretariatu,

   3. udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej urzędu, udzielanie informacji o instytucjach i stowarzyszeniach działających na terenie miasta i gminy, wskazywanie kompetentnych osób i miejsca do załatwienia spraw,

   4. dysponowanie materiałami instruktażowymi i promocyjnymi gminy z uwzględnieniem potrzeb mieszkańców i ich uzupełnianie,

   5. uzupełnianie brakujących wzorów druków i materiałów instruktażowych,

   6. wnioskowanie, planowanie spraw związanych z usprawnieniem pracy w Urzędzie.

Kontakt: 95 760 30 01 do 04, bok@debno.pl