Zarządzenie Nr 34/11/2009 w sprawie przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu końcowego.

Zarządzenie Nr 34/11/2009

Burmistrza Dębna

z dnia 7 kwietnia 2009r.

w sprawie: przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu końcowego.

Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 233 poz1458) w związku z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§1. Zarządzenie reguluje sposób przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu końcowego dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Miejskim w Dębnie.

§2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa, to:

Ustawie- oznacza to ustawę z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych

Urzędzie- oznacza to Urząd Miejski w Dębnie

Kierowniku Urzędu- oznacza to Burmistrza Dębna lub działającego z jego upoważnienia pracownika;

Sekretarzu - oznacza to Sekretarza Gminy Dębno

Pracowniku- oznacza to osobę podejmującą pracę po raz pierwszy na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, która została skierowana do służby przygotowawczej;

Wydziale- oznacza to również odpowiednio biura i samodzielne stanowiska pracy

Kierowniku wydziału- rozumie się kierownika wydziału, biura lub osobę na samodzielnym stanowisku pracy

§3. 1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem, za wyjątkiem pracowników, którzy zostali zwolnieni z odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy (wniosek o zwolnienie stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia).

2. Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.

3. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Urzędu sprawuje Sekretarz.

4. Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy wydziałów, są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

§4.1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej po upływie 1 miesiąca od zatrudnienia, nie później niż przed upływem 2 miesiąca zatrudnienia.

2. Służba przygotowawcza trwa od 1 miesiąca do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.

3. Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji pracownika, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Urzędzie.

4. O terminie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej oraz okresie jej trwania decyduje Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem właściwego wydziału.

5. Okres służby przygotowawczej może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.

6.Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.

§5. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:

1) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną urzędu, rodzajem spraw załatwianych na poszczególnych stanowiskach i w poszczególnych wydziałach, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów;

2) zaznajomienia się z obowiązującym w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania w sytuacjach zagrożenia;

3) zaznajomienia się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych;

4) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów;

5) zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu, w tym w szczególności:

a) ustawa o samorządzie gminnym;

b) ustawa o pracownikach samorządowych;

c) podstawowe zagadnienia z ustawy o finansach publicznych;

d) podstawowe zagadnienia z prawa zamówień publicznych;

e) podstawowe zagadnienia z ustawy o ochronie danych osobowych;

f) podstawowe zagadnienia z ustawy o ochronie informacji niejawnych;

g) instrukcja kancelaryjna dla organów gminy;

h) Statut Gminy Dębno, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Dębnie; Regulamin Pracy Urzędu;

6) szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo;

7) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w wydziale oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji;

8) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej;

9) pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy, ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach (zakres służby przygotowawczej stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia).

§6.1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik przez ? tygodniowego czasu pracy wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy, a w pozostałym czasie odbywa praktyki w wydziałach Urzędu.

2. Praca na stanowisku pracy polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.

3. Podczas praktyk w innych wydziałach pracownik zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych wydziałów, w szczególności pod kątem współpracy z wydziałem pracownika. Sekretarz wydaje kierownikom wydziałów wytyczne odnośnie praktyk pracownika odbywającego w ramach służby przygotowawczej.

4. W przypadku pracowników zatrudnionych w wydziałach współpracujących z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy, pracownik może zostać skierowany do odbycia części praktyk w ramach służby przygotowawczej do właściwych jednostek organizacyjnych. Zasady odbywania takich praktyk ustala Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem jednostki.

5. Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem wydziału pracownika ustala plan służby przygotowawczej.

6. W planie służby przygotowawczej wskazuje się wydziały, w których pracownik ma odbywać praktyki. Każdy pracownik obowiązkowo odbywa praktyki w Biurze Rady Miejskiej, Wydziale Finansowo-Budżetowym, Wydziale Administracyjno-Prawnym, Wydziale Realizacji Inwestycji- na stanowisku ds. zamówień publicznych, w Biurze Obsługi Klienta.

7. Plan służby przygotowawczej określa:

a) okres odbywania służby;

b) plan i rozkład godzinowy odbywania praktyk w innych wydziałach Urzędu;

c) wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika niezbędna;

d) wykaz obowiązkowej literatury fachowej;

e) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć podczas służby przygotowawczej;

f) wykaz zagadnień egzaminacyjnych;

g) termin egzaminu, który powinien przypadać w ciągu tygodnia od zakończenia służby przygotowawczej.

8. Kierownik wydziału, w którym zatrudniony jest pracownik sporządza informację o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej. Informację tę przekazuje się Sekretarzowi. Informacja jest jawna dla pracownika.

9. Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu pracownika do egzaminu, o przedłużeniu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy. Ponowne przedłużenie służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie, gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.

10. Ustalony termin ulega odpowiedniemu przesunięciu w przypadku przedłużenia okresu służby przygotowawczej.

§7.1. Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby w terminie wyznaczonym przez Sekretarza.

2. Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna, której przewodniczy Sekretarz. Ponadto w skład Komisji Sekretarz powołuje kierownika właściwego wydziału oraz 1-2 osoby spośród pracowników Urzędu, dysponujących odpowiednią wiedzą.

3. Kierownik Urzędu może wyznaczyć inny skład Komisji Egzaminacyjnej.

4. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.

5. W uzasadnionych wypadkach Sekretarz lub Kierownik Urzędu może zmienić skład Komisji Egzaminacyjnej. Czynności dokonane przez Komisję w poprzednim składzie pozostają w mocy.

6. Egzamin składa się z części pisemnej, części ustnej oraz praktycznej.

7. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.

8. Część pisemna egzaminu składa się z 30 pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w wydziale pracownika. Część pisemna trwa 60 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana 1 lub 2 punktami.

9. Część ustna obejmuje 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej dotyczącej struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych wydziałach, w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana 0-5 punktów.

10. Część praktyczna polega na opracowaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu decyzji administracyjnej, odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania ma 45 minut na wykonanie. Członkowie Komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi. Część praktyczna jest punktowana 0-10 punktów. W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem, takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów aktów prawnych.

11. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 15-20 minutowe przerwy.

§8.1. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik oraz kierownik Urzędu lub jego zastępca.

2. Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.

3. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym musi stale przebywać, co najmniej 2 członków Komisji.

4. Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji.

§9.1. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu, tego samego dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.

2. Obrady Komisji są niejawne.

3. Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Protokół zawiera: imię i nazwisko pracownika, nazwę stanowiska pracy, datę odbycia egzaminu, skład Komisji Egzaminacyjnej, wyniki poszczególnych części egzaminu. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, pisemną informację, o której mowa w §6 ust. 8, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 1.

4. Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.

5. Pracownik, który otrzymał, co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.

6. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.

7. Pracownikowi, który zaliczył egzamin pozytywnie Kierownik Urzędu wystawia w 2 egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jeden egzemplarz wręcza się pracownikowi, a drugi włącza się do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej.

Wzór zaświadczenia stanowi załącznik Nr 2.

8. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.

9. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się na stanowisku ds. kadr i szkoleń.

§10.1. Wszystkie czynności zastrzeżone w Zarządzeniu dla Sekretarza może przejąć do wykonywania Kierownik Urzędu.

2. Kierownik Urzędu może uchylać i zmieniać decyzje Sekretarza.

3. Wobec pracownika zatrudnionego na stanowisku kierownika wydziału lub samodzielnym stanowisku, kompetencje kierownika wydziału określone w Zarządzeniu wykonuje bezpośredni przełożony zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.